Política de Privacidade

A privacidade e a proteção dos seus dados pessoais são muito importantes para o Lar de Santa Teresa, Instituição Particular de Solidariedade Social, que sempre orientou a sua recolha, utilização, consulta e tratamento no estrito cumprimento da legislação aplicável em matéria de proteção de dados pessoais. Com a aplicação do Regulamento (EU) 2016/679, denominado Regulamento Geral da Proteção de Dados, o Lar de Santa Teresa, Instituição Particular de Solidariedade Social empenha-se em prestar informação detalhada sobre a utilização e a proteção que são dadas aos seus dados pessoais, as razões pelas quais procede ao seu tratamento e quais os direitos que lhe assistem por via desse tratamento, em cumprimento do previsto nos artigos 13º e 14º do citado Regulamento.

1. Entidade responsável pelo tratamento dos dados

1.1 O Lar de Santa Teresa, Instituição Particular de Solidariedade Social, com sede no Largo das Carmelitas, à Bandeira, 4900-463 Viana do Castelo, é a entidade responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais.

1.2 O titular dos dados pessoais poderá contactar a entidade responsável pelo tratamento ou o encarregado da proteção de dados por esta designado, para qualquer questão relacionada com a proteção de dados pessoais, na sua sede ou via correio eletrónico para o seguinte endereço: [email protected].

2. Princípios aplicáveis à proteção dos seus Dados Pessoais

O Lar de Santa Teresa procede ao tratamento dos seus dados pessoais em conformidade com os princípios gerais previstos no Regulamento Geral da Proteção de Dados (RGPD) e na demais legislação aplicável à proteção de dados pessoais, designadamente:

– «Principio da licitude, lealdade e transparência»: O Lar de Santa Teresa garante que os seus dados pessoais são objeto de um tratamento lícito, leal e transparente;

– «Princípio da limitação das finalidades»: Os dados pessoais são sujeitos a tratamento por parte do Lar de Santa Teresa na prossecução de finalidades determinadas, explicitas e legitimas, não sendo posteriormente tratados de forma incompatível com estas;

– «Princípio da minimização dos dados»: Em prol de uma recolha mínima e limitada de dados, o Lar de Santa Teresa apenas procede ao tratamento dos dados que se revelem estritamente necessários, adequados e pertinentes à realização dos fins para os quais são tratados;

– «Princípio da exatidão»: O Lar de Santa Teresa compromete-se a eliminar ou retificar os dados pessoais que se revelem imprecisos ou inexatos, no mais breve espaço de tempo possível.

– «Principio da conservação»: os dados pessoais serão armazenados pelo Lar de Santa Teresa durante o periodo de tempo estritamente necessário à realização das finalidades que motivaram a sua recolha;

– «Princípio da integridade e confidencialidade»: O Lar de Santa Teresa compromete-se a proceder ao tratamento dos seus dados de forma segura, implementando as medidas técnicas e oganizativas tendentes a assegurar um elevado nível de proteção em matéria de dados pessoais, designadamente as necessárias a garantir a confidencialidade e integridade destes dados.

3. Conceitos/definições

3.1 Dados pessoais: toda e qualquer informação que, independentemente do seu suporte, identifique ou seja sucetivel de identificar, direta ou indiretamente, uma pessoa singular, em especial por referência a um identificador, como por exemplo, um nome, um número de identificação, um dado de localização, um identificador eletrónico ou outros elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular.

3.2 Dados sensíveis: os dados pessoais que, pela sua natureza, se assumem como especialmente sensiveis do ponto de vista dos direitos e liberdades fundamentais e que, por essa razão, estão sujeitos a condições de tratamento específicas. São considerados dados sensiveis:

– Os dados pessoais que revelem a origem racial ou étnica, as opiniões políticas, as convicções religiosas ou filosóficas;

– Os dados genéticos;

– Os dados biométricos tratados com o objetivo de identificar uma pessoa de forma inequívoca;

– Os dados relativos à saúde;

– Os dados relativos à vida sexual ou orientação sexual da pessoa.

3.3 Titular de dados pessoais: qualquer pessoa singular a quem os dados pessoais digam respeito. No âmbito das atividades prosseguidas pelo Lar de Santa Teresa, assumem a qualidade de titulares de dados, nomeadamente, os utentes e utilizadores dos respetivos serviços de ação social, os voluntários e beneméritos do Lar de Santa Teresa, os arrendatários dos imóveis pertencentes à instituição, os seus clientes, trabalhadores, prestadores de serviços e fornecedores.

3.4 Tratamento de dados pessoais: operação ou conjunto de operações efetuadas sobre dados pessoais, através de meios automatizados ou não-automatizados, incluindo a recolha, o registo, a oganização, a estruturação, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a divulgação por transmissão, difusão ou qualquer outra forma de disponibilização, a comparação ou interconexão, a limitação, o apagamento ou a destruição. Em suma, o conceito de Tratamento de Dados Pessoais é abrangente e será aplicável a todas as operações ou conjunto de operações realizadas pelo Lar de Santa Teresa com referência aos seus Dados Pessoais.

4. Categorias de dados pessoais

4.1 O Lar de Santa Teresa procede ao tratamento de dados pessoais de natureza e sensibilidade diversa, em função de cada área de atuação e da finalidade subjacente ao tratamento desses dados.

4.2 Consoante as finalidades, o Lar de Santa Teresa procede ao tratamento de várias categorias de dados pessoais, designadamente:

– Dados de identificação (ex: nome, número de identificação civil, assinatura);

– Dados de identificação fiscal (ex: número de identificação fiscal);

– Dados de morada e contacto (ex: morada fiscal, morada de correspondência, contacto telefónico, endereço de email);

– Dados bancários (ex: IBAN);

– Dados relacionados com a atividade profissional (ex: categoria profissional; folhas de registo e impressões);

– Dados referentes ao certificado de registo criminal;

– Dados relacionados com habilitações legais;

– Dados referentes à filiação sindical do trabalhador e com ela conexos;

– Dados “familiares” (ex: dados de contacto de familiares do utente);

– Dados de menores;

– Dados biométricos (ex: impressão digital);

– Dados relativos à saúde e condição física do (ex: aptidão física);

– Dados inerentes às imagens captadas por sistema eletrónico de videovigilância;

5. Fundamentos de licitude

5.1 O Lar de Santa Teresa, em prol do «princípio da licitude», apenas procede ao tratamento de dados pessoais quando existir um fundamento de licitude que legitime o tratamento.

5.2 O tratamento dos dados pessoais dos titulares dos dados é realizado, essencialmente, com base nos seguintes fundamentos:

– Consentimento: quando o titular dos dados tiver dado o seu consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais, para uma ou mais finalidades específicas, através de declaração ou de um ato positivo que traduza uma manifestação de vontade livre, específica, informada e explicita de que o titular autoriza o tratamento dos seus dados;

– Realização de diligências pré-contratuais: quando o tratamento tenha em vista a realização de diligências ou procedimentos que precedam a outorga de determinado contrato – diligências pré-contratuais;

– Execução/desenvolvimento de um contrato: quando o tratamento dos dados se assuma como necessário à celebração, cumprimento ou desenvolvimento de um instrumento contratual no qual o titular dos dados pessoais seja parte;

– Cumprimento de uma obrigação legal: quando o tratamento seja necessário para cumprimento de uma obrigação legal que impenda sobre o responsável pelo tratamento, isto é, para cumprir com uma imposição legal a que o responsável se encontra adstrito.

– Defesa de interesses vitais: quando o tratamento dos dados pessoais se destine a salvaguardar – proteger – interesses vitais do titular dos dados ou de outra pessoa singular;

– Prossecução de interesses legitimos: quando os dados pessoais sejam objeto de tratamento na realização de interesses legitimos do responsável pelo tratamento, nomeadamente de cariz económico, exceto se prevalecerem os interesses ou direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais, em especial se o titular for uma criança.
A título meramente exemplificativo, os tratamentos de dados cuja finalidade consista na proteção de pessoas e bens ou no controlo de acessos às instalações da instituição terão como fonte legal a realização de interesses legitimos.

5.3 As condições de legitimidade para o tratamento de dados “sensíveis”

O Lar de Santa Teresa, considerando a natureza dos dados denominados sensiveis, procederá ao seu tratamento em situações excecionais, nomeadamente quando:

– O titular dos dados tiver autorizado de forma livre, especifica, informada e explicita o tratamento desses dados;

– O tratamento for necessário para efeitos do cumprimento de obrigações e do exercício de direitos específicos do Lar de Santa Teresa ou do titular dos dados em matéria de legislação laboral, de segurança social e de proteção social, na medida em que esse tratamento seja admissivel por legislação da União Europeia, legislação nacional ou por uma convenção coletiva;

– O tratamento for necessário para proteger os interesses vitais do titular dos dados ou de outra pessoa singular, nas situações em que o titular dos dados se encontre física ou legalmente incapacitado de prestar o seu consentimento;

– O tratamento se referir a dados pessoais que tenham sido manifestamente tornados públicos pelo seu titular;

– O tratamento for necessário à declaração, ao exercício ou à defesa de um direito num processo judicial ou sempre que os tribunais atuem no exercício da sua função jurisdicional;

– O tratamento for necessário por motivos de interesse público relevante, com base no direito da União Europeia ou no direito nacional;

– O tratamento for necessário para efeitos de medicina preventiva ou do trabalho, para a avaliação da capacidade de trabalho do empregado, realização de diagnóstico médico, prestação de cuidados ou tratamentos de saúde ou de ação social ou a gestão de sistemas e serviços de saúde ou de ação social, com base no direito da União Europeia ou no direito nacional ou por força de um contrato com um profissional de saúde;

– O tratamento for necessário para fins de arquivo de interesse público, para fins de investigação científica ou histórica ou para fins estatísticos, com base no direito da União Europeia ou no direito nacional.

6. Finalidades a que se destina o tratamento dos dados pessoais

O Lar de Santa Teresa, consoante as suas áreas de atuação e as atividades por si desenvolvidas, procede ao tratamento de dados pessoais na realização das seguintes finalidades (lista não exaustiva):

Gestão de utentes, prestação de serviços (apoio social, estrutura residencial para idosos, educação, cultura e lazer), arrendamentos e administração de condomínios)

– gestão da relação contratual;

– candidaturas e pré-inscrição em respostas sociais e estabelecimentos da instituição (ex: health club);

– gestão de contactos, informação ou pedidos;

– gestão de reclamações, elogios e incidentes;

– apoio ao utente ou cliente;

– diagnóstico médico e prestação de cuidados de saúde;

– avaliação da capacidade física;

– elaboração e execução de planos de treino;

Atividade associativa e Marketing

– divulgação de comunicações internas e externas;

– envio de newsletters;

– marketing e promoção de novos serviços ou produtos;

– promoção e divulgação de atividades ou eventos do Lar de Santa Teresa (ex: eventos solidários ou festivos) nas redes sociais, imprensa escrita e/ou no site da instituição.

– envio de convocatórias para assembleias gerais, anuais ou extraordinárias;

– envio de convites para eventos do Lar de Santa Teresa (ex: eventos solidários ou festivos);

– envio de comunicações relativas a atividades promovidas pelo Lar de Santa Teresa ou à sua vida associativa;

– envio de documentos contabilísticos e/ou afins relacionados com o Lar de Santa Teresa (ex: relatório de gestão);

Recursos humanos

– recrutamento e seleção de recursos humanos;

– gestão de recursos humanos (ex: gestão de acessos e assiduidade, gestão de horários e tempos de trabalho);

– processamento e pagamento de salários;

– exercicio do poder disciplinar;

– formação profissional;

– avaliação de desempenho;

– avaliação da capacidade de trabalho, no âmbito da medicina do trabalho;

– aferição da idoneidade do trabalhador para o exercício das respetivas funções;

– controlo de qualidade;

– controlo de chamadas telefónicas realizadas através de equipamentos pertencentes à empregadora;

– Monitorização no âmbito da utilização de correio eletrónico e de acessos à Internet;

Voluntariado

– angariação de voluntários;

– receção e seleção de candidaturas a voluntários;

– admissão, formação e acompanhamento de voluntários.

Gestão de contabilidade, fiscal e administrativa

– contabilidade e faturação;

– gestão de pagamentos;

– pestação de informações do foro fiscal, incluindo o envio de elementos à Autoridade Tributária;

Cumprimento de obrigações legais

– reporte ou resposta a entidades judiciais, de regulação e de supervisão, nomeadamente a entidades públicas da área da segurança social;

Auditorias

– Execução de auditorias internas;

Contencioso

– gestão de contencioso e outros conflitos;

– gestão de cobranças e recuperação de crédito;

Fins arquivísticos ou históricos

Tecnologias da informação

– receção e tratamento de pedidos de suporte informático;

– controlo da segurança da informação;

– gestão de acessos, logs;

– gestão de backups;

– gestão de incidentes de segurança;

Proteção de pessoas e bens

– Segurança física;

– Controlo físico de acessos às instalações do Lar de Santa Teresa, nomeadamente através de equipamentos/sistemas de biometria;

– registo de entradas e saídas;

7. Destinatários dos dados pessoais

Na realização das finalidades anteriormente descritas e no cumprimento de obrigações legais, o Lar de Santa Teresa poderá ter que transmitir os dados pessoais dos seus utentes, beneméritos, voluntários, clientes, entre outros, a entidades externas à instituição, designadamente:

– A entidades qualificadas como subcontratantes, nos termos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, nomeadamente a prestadores de serviços de execução contratual, tecnologias da informação, armazenamento de dados, auditoria e gestão documental. O Lar de Santa Teresa recorrerá apenas a entidades subcontratadas, que atuarão segundo as suas instruções e desde que apresentem garantias suficientes de execução de medidas técnicas e organizativas adequadas de uma forma que o tratamento satisfaça, entre outros, os requisitos de segurança, confidencialidade e integridade.

– A entidades qualificadas como terceiras para efeitos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, como a Autoridade Tributária e Aduaneira, Segurança Social, entidades judiciais, judiciárias e reguladoras, entidades seguradoras.

8. Prazo de conservação

8.1 O prazo de conservação dos dados pessoais varia consoante a finalidade para a qual são sujeitos a tratamento.

8.2 O Lar de Santa Teresa conserva os dados pessoais pelo periodo de tempo estritamente necessário à realização dos respetivos fins.

8.3 Não obstante, a instituição pode ser obrigada a conservar alguns dos dados pessoais por um periodo mais longo, tendo em consideração fatores como:

– Obrigações legais, ao abrigo das leis em vigor;

– Prazos de prescrição, ao abrigo das leis em vigor;

– (eventuais) litigios;

– Orientações emitidas pelas autoridades de proteção de dados competentes.

9. Direitos dos titulares dos dados

O Lar de Santa Teresa assegura aos titulares dos dados o exercício dos respetivos direitos, nos termos da legislação aplicável no âmbito da proteção de dados pessoais. O Lar de Santa Teresa assegura aos titulares dos dados o exercício dos respetivos direitos, nos termos da legislação aplicável no âmbito da proteção de dados pessoais.

– Direito de acesso: sempre que o solicitar, pode aceder aos seus dados pessoais, obter informações relacionadas com o tratamento dos seus dados e, ainda, obter uma cópia dos seus dados pessoais objeto de tratamento;

– Direito de retificação: sempre que considerar que os seus dados pessoais estão incompletos ou incorretos, pode solicitar a sua retificação ou que os mesmos sejam completados;

– Direito ao apagamento/eliminação dos dados pessoais (“Direito a ser esquecido”): sem prejuízo das obrigações legais que poderão limitar o exercício deste direito, pode solicitar a eliminação dos seus dados quando: o tratamento dos mesmos deixe de ser necessário para a finalidade que justificou a sua recolha ou tratamento; retire o consentimento em que se alicerça o tratamento dos dados e não exista outro fundamento jurídico para o mesmo; apresente oposição ao tratamento dos dados e não existam interesses legítimos prevalecentes, a avaliar caso a caso, que justifiquem o tratamento; quando os dados tenham sido tratados de forma ilícita; os dados pessoais tenham de ser apagados para o cumprimento de uma obrigação jurídica a que o responsável pelo tratamento esteja sujeito; os dados tenham sido recolhidos no contexto da oferta de serviços da sociedade da informação referida no artigo 8º, n.º 1 do Regulamento Geral da Proteção de Dados;

– Direito à limitação do tratamento: pode requerer a limitação do tratamento dos seus dados nas seguintes situações: se contestar a exatidão dos mesmos, durante um período que permita ao responsável verificar a sua exatidão; se o tratamento for ilícito e o titular dos dados se opuser ao apagamento dos dados pessoais, solicitando, em contrapartida, a limitação da sua utilização; se o responsável pelo tratamento já não precisar dos seus dados para fins de tratamento, mas esses dados forem necessários para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial; se tiver apresentado oposição ao tratamento, até que se verifique que os interesses legítimos do responsável pelo tratamento prevalecem sobre os seus.

– Direito de oposição: tem o direito de se opor ao tratamento dos seus dados quando o tratamento se basear no interesse legitimo do responsável pelo tratamento ou quando o tratamento for realizado para fins diversos daqueles para os quais os dados foram recolhidos, mas que sejam compatíveis com o mesmo. Caso se oponha ao tratamento dos dados o Lar de Santa Teresa cessará o tratamento dos seus dados exceto se tiver razões legitimas para realizar esse tratamento e estas prevaleçam sobre os seus interesses. Pode também, a qualquer momento, opor-se ao tratamento dos seus dados para fins de comercialização direta (marketing).

– Direito à portabilidade: caso os seus dados pessoais se encontrem num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática, o tratamento se basear no consentimento expresso ou na execução de um contrato e for realizado por meios automatizados, tem o direito de os transmitir a outro responsável pelo tratamento, desde que tal seja tecnicamente possível.

– Direito de retirar o consentimento: nas situações em que o tratamento em causa seja realizado com fundamento no seu consentimento, tem o direito de, a qualquer momento, retirar o consentimento prestado. Nesta situação, o responsável deixará de tratar os dados em causa, salvo se existir outro fundamento que justifique esse tratamento.

– Direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo competente: tem o direito de apresentar reclamação, relativamente a matérias relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais, junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).